Privacyverklaring recruitment

Overzicht

Context

Wanneer u uw kandidatuur indient voor een functie als werknemer, medewerker, onderzoeker of student bij imec, zal imec uw persoonsgegevens verwerken om deze kandidatuur te verwerken en op te volgen. Imec respecteert hierbij steeds de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving.

Dit korte overzicht van deze privacyverklaring brengt u snel op de hoogte van de manier waarop imec uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van de door u ingediende kandidatuur. Wil u meer weten? Dan kunt u ook de volledige privacyverklaring nalezen, waarin alles in detail wordt toegelicht.

Welke persoonsgegevens verzamelt imec van personen in het aanwervingsproces?

Imec kan de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens, zoals uw voornaam en naam
• Contactgegevens, zoals uw e-mailadres, uw adres, uw telefoonnummer
• Demografische gegevens, zoals uw gender en uw leeftijd wanneer u kiest om deze te delen
• Gegevens met betrekking tot uw gedrag, zoals de resultaten op bepaalde recruitment-analyses
• Gegevens met betrekking tot uw professionele loopbaan en opleidingen, zoals uw cv, uw professionele functie(s), de door u gevolgde opleidingen, uw profiel (werknemer, onderzoeker, freelancer, student…)
• Financiële gegevens¸ zoals uw huidige verloning of extralegale voordelen, uw loonsverwachtingen binnen imec
• Foto’s en video’s, zoals het gebruik van videogesprekken tijdens het sollicitatieproces, het opnemen van video’s van bepaalde sollicitatieonderdelen
• Gegevens met betrekking tot uw gerechtelijk verleden, zoals de informatie die over u is opgenomen in internationale politionele gegevensbanken
• Gegevens die u vermeldt in uw cv of motivatiebrief

Voor welke doeleinden verzamelt imec deze persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens om u te kunnen identificeren en contacteren en om uw kandidatuur te kunnen beoordelen en opvolgen in het kader van het recruitmentproces van imec.

We kunnen eveneens gegevens verzamelen rond gender en leeftijd om imec’s Diversity & Inclusion-beleid verder vorm te geven en te verbeteren. Deze persoonsgegevens worden nooit gebruikt tijdens het aanwervingsproces. U heeft de keuze om uw gender en leeftijd “liever niet te vermelden”.

Wanneer u hiervoor uw toestemming geeft, verwerkt imec uw persoonsgegevens om u in de toekomst te kunnen uitnodigen op recruitment-evenementen van imec of haar partners. Imec screent periodieke zakenrelaties, waaronder kandidaten, om te voldoen aan de van toepassing zijnde export control- en sanctieregelgeving.

Hoe lang bewaart imec deze persoonsgegevens?
Imec verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens voor zolang zij hier wettelijk toe verplicht is of voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking.

Indien u niet wenst dat uw persoonsgegevens gedurende deze bewaartermijnen worden bijgehouden, kunt u, in bepaalde gevallen, uw recht op verwijdering toepassen door het contactformulier in te vullen.

Wie heeft toegang tot deze persoonsgegevens?
Binnen imec zullen uw persoonsgegevens enkel toegankelijk zijn voor de medewerkers die deze toegang nodig hebben om te verzekeren dat imec uw kandidatuur kan opvolgen. Daarnaast kan imec uw persoonsgegevens ter beschikking stellen aan specifieke derde partijen, dewelke nodig zijn om deze opvolging te faciliteren. Imec zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op een andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij uitdrukkelijk voorzien in deze privacyverklaring of wanneer u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Hoe beschermt imec deze persoonsgegevens?
U kunt hier een beschrijving van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die imec neemt terugvinden.

Wat zijn uw rechten als betrokkene?
Voor elke verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u de volgende rechten uitoefenen door het contactformulier in te vullen:

• Recht op inzage: u hebt het recht om een kopie op te vragen van uw persoonsgegevens die imec bewaart en verwerkt;
• Recht op verbetering: u hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet correct zijn;
• Recht op bezwaar van verwerking: u kunt imec verzoeken om een bepaalde verwerking stop te zetten op gelijk welk moment;
• Recht op het intrekken van uw toestemming: u hebt het recht om een eerder verleende toestemming voor de verwerking stop te zetten;
• Recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit: u hebt het recht om klacht neer te leggen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit indien u vermoedt dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt door imec;
• Recht op verwijdering: u kan imec verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen;
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt imec verzoeken om verwerkingen van uw persoonsgegevens te beperken.

Het Privacy Office zal uw verzoek zo goed mogelijk behandelen en de uitvoering van uw rechten faciliteren binnen de mogelijkheden die er zijn, afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens en uw verzoek.

Hebt u nog vragen?
U kunt bij het Privacy Office terecht met al uw vragen over de privacyverklaring van imec. Stuur een e-mail naar privacy@imec.be, vul het contactformulier in of zend een brief naar het Privacy Office:

imec
t.a.v. Privacy Office
Kapeldreef 75
3001 Leuven

Privacyverklaring recruitment

Artikel I – Algemeen

I.I.     Doel privacyverklaring

Het beschermen van uw gegevens is heel erg belangrijk voor imec. Deze privacyverklaring informeert u over hoe imec omgaat met uw persoonlijke gegevens (hierna: “persoonsgegevens”) wanneer u zich kandidaat stelt voor een positie binnen imec, als werknemer, medewerker, onderzoeker of student.

Het is aangeraden dat u deze privacyverklaring aandachtig doorneemt en zo een overzicht krijgt van uw rechten en plichten ten opzichte van imec. Indien u vragen heeft over  de privacyverklaring van imec, kunt u het Privacy Office contacteren via het contactformulier.

Imec verwerkt uw persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) en andere toepasselijke wetgeving.

I.2.    Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd of aangevuld. Het is dan ook aangewezen dat u regelmatig nagaat of er veranderingen zijn die voor u van belang (kunnen) zijn.

Artikel II – Verzamelde persoonsgegevens

Imec kan bepaalde persoonsgegevens van u verzamelen wanneer u zich kandidaat stelt voor een rol binnen imec. U kunt een concrete omschrijving hieronder terugvinden:

• Identificatiegegevens, zoals uw voornaam en naam
• Contactgegevens, zoals uw e-mailadres, uw adres, uw telefoonnummer
• Demografische gegevens, zoals uw gender en uw leeftijd
• Gegevens met betrekking tot uw gedrag, zoals de resultaten op bepaalde recruitment-analyses
• Gegevens met betrekking tot uw professionele loopbaan en opleidingen, zoals uw cv, uw professionele functie(s), de door u gevolgde opleidingen, uw profiel (werknemer, onderzoeker, freelancer, student…)
• Financiële gegevens¸ zoals uw huidige verloning of extralegale voordelen, uw loonsverwachtingen binnen imec
• Foto’s en video’s, zoals het gebruik van videogesprekken tijdens het sollicitatieproces, het opnemen van video’s voor bepaalde sollicitatieonderdelen
• Gegevens met betrekking tot uw gerechtelijk verleden, zoals de informatie die over u is opgenomen in internationale politionele gegevensbanken
• Gegevens die u vermeldt in uw cv of motivatiebrief

Artikel III – Doeleinden van de verwerking

Imec verzamelt uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid als kandidaat om de volgende redenen en op basis van de volgende rechtsgronden:

• Om u te kunnen identificeren en contacteren aangaande uw kandidatuur wanneer u deze persoonsgegevens aan imec verstrekt.
• Om uw kandidatuur te kunnen beoordelen op basis van enkele noodzakelijke parameters, alsook enkele parameters waarvoor u de keuze heeft deze met imec te delen.
• Om ons Diversity & Inclusion-beleid uit te voeren en te verbeteren.
• Om te voldoen aan bepaalde compliance-regelgeving die van toepassing kan zijn op de recruitmentprocessen van imec.
• Om u te kunnen uitnodigen op toekomstige recruitment-evenementen die imec of de aan haar gelieerde ondernemingen organiseren.

Artikel IV – Bewaartermijnen

Imec verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens voor zolang zij hier wettelijk toe verplicht is of voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. U kunt steeds uw recht als betrokkene uitoefenen om (een deel van) uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

Artikel V – Toegang tot en doorgifte van persoonsgegevens

V.1.    Toegang tot persoonsgegevens

Binnen imec zullen uw persoonsgegevens enkel beschikbaar zijn voor de medewerkers die deze toegang nodig hebben om te verzekeren dat imec uw kandidatuur op gepaste wijze kan beoordelen. Uw persoonsgegevens kunnen eveneens worden uitgewisseld binnen de imec-groep. Hierdoor kan het zijn dat uw persoonsgegevens worden uitgewisseld binnen de imec-groep naar entiteiten buiten de EU. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met de hiervoor geldende regels van de GDPR.

U kunt meer informatie terugvinden over hoe imec uw persoonsgegevens beschermt in Artikel VI van deze privacyverklaring.

V.2.    Diversiteit en inclusie

Imec zet er sterk op in om een diverse en inclusieve werkplek te creëren en doet er alles aan om mogelijke vooroordelen bij aanwerving te elimineren. Om die reden vragen we naar gender en leeftijd, om ons te helpen een rekruteringsproces op te zetten dat in lijn is met onze diversiteitsambities.
De vragen maken gebruik van een keuzelijst met brede categorieën. U heeft de keuze om uw gender en leeftijd “liever niet te vermelden”.

We gebruiken deze informatie alleen om geen divers talent te missen:

• Anonieme rapportering van deze gegevens na het aanwervingsproces stelt ons in staat om gelijkheid in elke stap te evalueren, ervan te leren en onze manier van werken aan te passen. Voorbeelden hiervan zijn extra wervingsinspanningen als we een lagere instroom van bepaalde talenten zien, of aanpassingen aan ons standaard selectieproces als we een verlies van bepaalde talenten in specifieke stappen opmerken.
• Beheerders hebben tijdens het aanwervingsproces toegang tot deze gegevens om ze te monitoren en feedback te geven als ze onverklaarbare afwijkingen zien. De managers die aanwerven hebben nooit toegang tot deze informatie.

V.3.    Overdracht naar derden

Imec kan beroep doen op derden voor het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van het verwerken en opvolgen van uw kandidatuur. Zo doet imec beroep op externe serviceproviders en andere leveranciers om u de beste ervaring te kunnen bieden wanneer u zich kandidaat stelt voor een functie binnen imec.

Imec zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op een andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij uitdrukkelijk voorzien in deze privacyverklaring of wanneer u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Imec heeft alle gepaste technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om niet-toegestane toegang en gebruik te verhinderen. Imec garandeert eveneens een gelijkaardig niveau van bescherming van uw persoonsgegevens door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze derden, die gelijkaardig zijn aan deze in de privacyverklaring.

In geval van een gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van imec’s activiteiten, of in het geval imec in faling zou worden verklaard, kunnen uw persoonsgegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Imec licht u hier op voorhand over in.

V.4.    Wettelijke verplichtingen

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat imec uw persoonsgegevens als gevolg van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Imec zal in redelijkheid proberen u op voorhand hierover te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Om te voldoen aan de van toepassing zijnde export control- en sanctieregelgeving, screent imec periodieke zakenrelaties, waaronder ook kandidaten, aan de hand van lijsten met gesanctioneerde entiteiten (“LGE”). U gaat ermee akkoord dat imec u screent tegen LGE en dat uw persoonsgegevens voor dit doel verwerkt kunnen worden in relevante databases, waaronder databases van externe leveranciers die LGE-screenings uitvoeren voor of in naam van imec.

Artikel VI – Veiligheidsmaatregelen

Imec heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd zijn tegen toegang van onbevoegden en tegen onbevoegde wijziging, bekendmaking of verwijdering.

De belangrijkste technische en organisatorische maatregelen zijn:

• Imec verbindt zich ertoe informatie te beschermen die zij bezit of voortbrengt, evenals de informatie die onze partners aan imec toevertrouwen, onder de voorwaarde dat deze informatie vertrouwelijk moet worden bewaard en/of slechts in bepaalde omstandigheden mag worden gebruikt.
• Imec heeft beveiliging en privacy door ontwerp en privacy by default toegepast in haar interne procedures voor nieuwe initiatieven. Op die manier zorgt imec ervoor dat risico's in verband met beveiliging en privacy van meet af aan worden aangepakt.
• Imec voert regelmatige controles en evaluaties uit van haar methodes om het verlies van gegevens, waaronder het verlies van persoonsgegevens, te voorkomen.
• Imec heeft verschillende beveiligingstechnologieën en -technieken toegepast waarmee ze zich verdedigt tegen aanvallen van binnenuit en van buitenaf.
• Imec evalueert regelmatig haar werkwijzen in verband met de verzameling, opslag en verwerking van informatie, onder meer logische en fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals bescherming tegen onbevoegde toegang tot informatie(systemen).
• Het personeel van imec krijgt regelmatig opleiding over de behandeling van persoonsgegevens tijdens de dagelijkse bezigheden, en over het privacy- en veiligheidsbeleid en de privacy- en veiligheidsprocessen die binnen imec worden gehanteerd.

Imec wordt regelmatig gecontroleerd op de implementatie van deze maatregelen, zowel vanuit extern als vanuit intern standpunt. Als uit de controle blijkt dat bepaalde aspecten van imec’s beleid, processen of procedures niet voldoen aan onze normen, nemen we onmiddellijk maatregelen.

Artikel VII – Uw rechten

VII.1. Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment kennis te nemen van uw persoonsgegevens en het gebruik dat imec van uw persoonsgegevens maakt.

VII.2. Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om bepaalde persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons en u heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens aan te passen indien u denkt dat uw persoonsgegevens onnauwkeurig zijn en u imec  hierover vervolgens in kennis stelt.

U kunt tevens verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens, indien mogelijk, wordt beperkt. Bijkomend heeft u het recht om imec te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover imec niet in de mogelijkheid verkeert deze te anonimiseren. Wel kan het zijn dat indien u weigert bepaalde persoonsgegevens mee te delen, of indien u ons vraagt ze te verwijderen, imec u bepaalde informatie of diensten niet meer (volledig) kan aanbieden.

VII.3. Recht op verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u ernstige en rechtmatige redenen heeft om dit te doen. U heeft eveneens het recht van verzet tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. In dit geval zal geen specifieke motivering worden verzocht.

VII.4. Recht op intrekking van de toestemming

U beschikt over het recht om uw voorafgaande toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken.

VII.5. Hoe uw rechten uitoefenen?

Indien u uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met het Privacy Office van imec dat uw aanvraag binnen de wettelijk voorziene termijnen zal behandelen. U kunt uw aanvraag en uw contactinformatie invullen in het contactformulier op de website van imec.

Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door imec, kunt u eveneens contact opnemen met het Privacy Office dat uw klacht confidentieel zal behandelen.

VII.6. Klacht bij bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit

Wanneer u vindt dat imec de aanvraag om uw rechten als betrokkene onvoldoende heeft opgevolgd of verkeerd heeft afgehandeld, kunt u een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit laat een voorziening bij burgerlijke rechtbanken onverlet. Op de websites van de GBA en de AP kunt u alle informatie terugvinden om een bemiddeling op te starten of een klacht in te dienen.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

Autoriteit Persoonsgegevens
Hoge Nieuwstraat 8
2514 EL Den Haag
Tel +31 (0)88 1805250
Fax +31 (0)88-0712140
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact

Indien u afkomstig bent uit een andere EU-lidstaat dan België of Nederland, kan u eveneens een klacht indienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit (u kunt een lijst van alle gegevensbeschermingsautoriteiten binnen de EU terugvinden).