Privacyverklaring deelnemers wetenschappelijk onderzoek

Overzicht

Context

Wanneer u deelneemt aan een wetenschappelijk onderzoek georganiseerd door imec, zal imec uw persoonsgegevens verwerken om dit wetenschappelijk onderzoek uit te voeren. Imec respecteert hierbij steeds de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving.

Dit korte overzicht van deze privacyverklaring brengt u snel op de hoogte van de manier waarop imec uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van uw deelname aan een wetenschappelijk onderzoek.

Wil u meer weten? Dan kunt u ook de volledige privacyverklaring nalezen, waarin alles in detail wordt toegelicht. U kunt eveneens de specifieke privacyverklaring raadplegen van het onderzoek of de studie waaraan u deelneemt, aangezien deze de verwerking van persoonsgegevens die concreet zal plaatsvinden, meer in detail zal toelichten.

Welke persoonsgegevens verzamelt imec van personen die deelnemen aan een wetenschappelijk onderzoek?

• Identificatiegegevens, zoals uw naam en voornaam, uw geslacht, uw leeftijd, foto- of videobeelden
• Contactgegevens, zoals uw e-mailadres, uw adres en uw telefoonnummer
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het wetenschappelijk onderzoek in kwestie: u kunt meer informatie terugvinden over welke persoonsgegevens dit zijn in de specifieke privacyverklaring van het onderzoek

Voor welke doeleinden verzamelen we deze persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens om u te kunnen identificeren en contacteren in verband met het wetenschappelijk onderzoek waaraan u deelneemt en om dit wetenschappelijk onderzoek op een performante manier te kunnen uitvoeren, alsook om bepaalde conclusies en rapporten uit dit onderzoek te kunnen distilleren.

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?
Imec verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens voor zolang zij hier wettelijk toe verplicht is of voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. Indien u niet wenst dat uw persoonsgegevens gedurende deze bewaartermijnen worden bijgehouden, kunt u, in bepaalde gevallen, uw recht op verwijdering toepassen.

Wie heeft toegang tot deze persoonsgegevens?
Binnen imec zullen uw persoonsgegevens enkel toegankelijk zijn voor de medewerkers die deze toegang nodig hebben om te verzekeren dat imec het wetenschappelijk onderzoek naar de geldende wetenschappelijke en ethische standaarden kan uitvoeren. Daarnaast kan imec uw persoonsgegevens ter beschikking stellen aan specifieke derde partijen, dewelke nodig zijn om dit wetenschappelijk onderzoek uit te voeren.

Imec zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op een andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij uitdrukkelijk voorzien in deze privacyverklaring of wanneer u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Hoe beschermen we deze persoonsgegevens?
U kunt hier een beschrijving van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die imec neemt terugvinden.

Wat zijn uw rechten als betrokkene?
Voor elke verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u de volgende rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verantwoordelijke onderzoeker (tijdens de duur van het onderzoek) via de contactgegevens die u kunt terugvinden in de specifieke privacyverklaring of door contact op te nemen met het Privacy Office via het contactformulier (na afloop van het onderzoek):

• Recht op inzage: u hebt het recht om een kopie op te vragen van uw persoonsgegevens die imec bewaart en verwerkt;
• Recht op verbetering: u hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet correct zijn;
• Recht op bezwaar van verwerking: u kunt imec verzoeken om een bepaalde verwerking stop te zetten op gelijk welk moment;
• Recht op het intrekken van uw toestemming: u hebt het recht om een eerder verleende toestemming voor de verwerking stop te zetten;
• Recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit: u hebt het recht om klacht neer te leggen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit indien u vermoedt dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt door imec.
• Recht op verwijdering: u kan imec verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen;
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt imec verzoeken om verwerkingen van uw persoonsgegevens te beperken.

De verantwoordelijke onderzoeker en het Privacy Office zullen uw verzoek zo goed mogelijk behandelen en de uitvoering van uw rechten faciliteren binnen de mogelijkheden die er zijn, afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens en uw verzoek.

Hebt u nog vragen?
U kunt tijdens de duur van het wetenschappelijk onderzoek met al uw vragen terecht bij de verantwoordelijke onderzoeker. U kunt eveneens bij het Privacy Office terecht met al uw vragen over  de privacyverklaring van imec. Stuur een e-mail naar privacy@imec.be, vul het contactformulier in of zend een brief naar het Privacy Office:

imec
t.a.v. Privacy Office
Kapeldreef 75
3001 Leuven

Privacyverklaring deelnemers wetenschappelijk onderzoek

Artikel I – Algemeen

I.I.     Doel privacyverklaring

Het beschermen van uw gegevens is heel erg belangrijk voor imec. Deze privacyverklaring informeert u over hoe imec omgaat met uw persoonlijke gegevens (hierna: “persoonsgegevens”) wanneer u deelneemt aan een wetenschappelijk onderzoek die wordt georganiseerd door imec.

Het is aangeraden dat u deze privacyverklaring aandachtig doorneemt en zo een overzicht krijgt van uw rechten en plichten ten opzichte van imec. Voor elk wetenschappelijk onderzoek wordt u tevens een meer gedetailleerde privacyverklaring bezorgd waarin de specifieke verwerking wordt uiteengezet van persoonsgegevens in het wetenschappelijk onderzoek waaraan u deelneemt. Indien u vragen heeft over hoe met uw persoonsgegevens wordt omgegaan tijdens de duur van het wetenschappelijk onderzoek of over de privacyverklaring van imec, kunt u de verantwoordelijke onderzoeker contacteren. Na afloop van het wetenschappelijk onderzoek kunt u het Privacy Office contacteren via het contactformulier of door het versturen van een e-mail naar privacy@imec.be.

Imec verwerkt uw persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) en andere toepasselijke wetgeving.

I.2.    Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd of aangevuld. Het is dan ook aangewezen dat u regelmatig nagaat of er veranderingen zijn die voor u van belang (kunnen) zijn.

Artikel II – Verzamelde persoonsgegevens

Imec verzamelt bepaalde persoonsgegevens van de deelnemers aan onze wetenschappelijke onderzoeken. U kunt een concrete omschrijving hieronder terugvinden:

-    Identificatiegegevens: uw naam en voornaam, uw geslacht, uw leeftijd, foto- of videobeelden
-    Contactgegevens: uw e-mailadres, uw adres, uw telefoonnummer
-    Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het wetenschappelijk onderzoek in kwestie: u kunt meer informatie terugvinden over welke persoonsgegevens dit zijn in de specifieke privacyverklaring van het onderzoek

Artikel III – Doeleinden van de verwerking

Imec verzamelt uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid als onderzoeksubject om de volgende redenen

-    Om u te kunnen identificeren en contacteren in verband met het wetenschappelijk onderzoek waaraan u deelneemt.
-    Om het wetenschappelijk onderzoek waaraan u deelneemt, te kunnen uitvoeren en bepaalde conclusies en rapporten uit dit onderzoek te kunnen distilleren.

Artikel IV – Bewaartermijnen

Imec verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens voor zolang zij hier wettelijk toe verplicht is of voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. U kunt de bewaartermijnen die concreet van toepassing zijn op het wetenschappelijk onderzoek waaraan u deelneemt, terugvinden in de informatiebrochure of op het toestemmingsformulier.

Artikel V – Toegang tot en doorgifte van persoonsgegevens

V.1.    Toegang tot persoonsgegevens

Binnen imec zullen uw persoonsgegevens enkel beschikbaar zijn voor de medewerkers die deze toegang nodig hebben om te verzekeren dat imec u de beste dienstverlening kan geven. Uw persoonsgegevens kunnen eveneens worden uitgewisseld binnen de imec-groep. Hierdoor kan het zijn dat uw persoonsgegevens worden uitgewisseld binnen de imec-groep naar entiteiten buiten de EU. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met de hiervoor geldende regels van de GDPR.

U kunt meer informatie terugvinden over hoe imec uw persoonsgegevens beschermt in Artikel VI van deze privacyverklaring.

V.2.    Overdracht naar derden

Imec kan beroep doen op derden voor het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van het wetenschappelijk onderzoek waaraan u deelneemt. Zo kan imec beroep doen op andere onderzoeksinstellingen, universiteiten en hogescholen, publieke instanties, ziekenhuizen of ondernemingen die betrokken zijn bij het uitvoeren van het wetenschappelijk onderzoek.

Imec zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op een andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden die niet betrokken zijn bij de uitvoering van het wetenschappelijk onderzoek, tenzij wanneer u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Om de wetenschappelijke integriteit van de onderzoeken te kunnen laten verifiëren door een objectieve externe partij, kan imec genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens te delen met ethische comités of de redactie van wetenschappelijke tijdschriften.

Imec heeft alle gepaste technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om niet-toegestane toegang en gebruik te verhinderen. Imec garandeert eveneens een gelijkaardig niveau van bescherming van uw persoonsgegevens door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze derden, die gelijkaardig zijn aan deze in de privacyverklaring.

In geval van een gehele of gedeeltelijke reorganisatie waarbij zij haar activiteiten reorganiseert of overdraagt, of in het geval imec in faling zou worden verklaard, kunnen uw persoonsgegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Imec licht u hier op voorhand over in.

V.3.    Wettelijke verplichtingen

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat imec uw persoonsgegevens als gevolg van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Imec zal in redelijkheid proberen u op voorhand hierover te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Artikel VI – Veiligheidsmaatregelen

Imec heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd zijn tegen toegang van onbevoegden en tegen onbevoegde wijziging, bekendmaking of verwijdering.

De belangrijkste technische en organisatorische maatregelen zijn:

-    Imec verbindt zich ertoe informatie te beschermen die zij bezit of voortbrengt, evenals de informatie die onze partners aan imec toevertrouwen, onder de voorwaarde dat deze informatie vertrouwelijk moet worden bewaard en/of slechts in bepaalde omstandigheden mag worden gebruikt.
-    Imec heeft beveiliging en privacy door ontwerp en privacy by default toegepast in haar interne procedures voor nieuwe initiatieven. Op die manier zorgt imec ervoor dat risico's in verband met beveiliging en privacy van meet af aan worden aangepakt. 
-    Imec voert regelmatige controles en evaluaties uit van haar methodes om het verlies van gegevens, waaronder het verlies van persoonsgegevens, te voorkomen.
-    Imec heeft verschillende beveiligingstechnologieën en -technieken toegepast waarmee ze zich verdedigt tegen aanvallen van binnenuit en van buitenaf. 
-    Imec evalueert regelmatig haar werkwijzen in verband met de verzameling, opslag en verwerking van informatie, onder meer logische en fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals bescherming tegen onbevoegde toegang tot informatie(systemen).
-    Het personeel van imec krijgt regelmatig opleiding over de behandeling van persoonsgegevens tijdens de dagelijkse bezigheden, en over het privacy- en veiligheidsbeleid en de privacy- en veiligheidsprocessen die binnen imec worden gehanteerd.

Imec wordt regelmatig gecontroleerd op de implementatie van deze maatregelen, zowel vanuit extern als vanuit intern standpunt. Als uit de controle blijkt dat bepaalde aspecten van imec’s beleid, processen of procedures niet voldoen aan onze normen, nemen we onmiddellijk maatregelen.

Artikel VII – Uw rechten

VII.1. Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment kennis te nemen van uw persoonsgegevens en het gebruik dat imec van uw persoonsgegevens maakt.

VII.2. Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om bepaalde persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons en u heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens aan te passen indien u denkt dat uw persoonsgegevens onnauwkeurig zijn en u imec  hierover vervolgens in kennis stelt.

U kunt tevens verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens, indien mogelijk, wordt beperkt. Bijkomend heeft u het recht om imec te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover imec niet in de mogelijkheid verkeert deze te anonimiseren. Wel kan het zijn dat indien u weigert bepaalde persoonsgegevens mee te delen, of indien u ons vraagt ze te verwijderen, imec u bepaalde informatie of diensten niet meer (volledig) kan aanbieden.

VII.3. Recht op verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u ernstige en rechtmatige redenen heeft om dit te doen.

VII.4. Recht op intrekking van de toestemming

U beschikt over het recht om uw voorafgaande toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Als het intrekken van de toestemming een gevaar voor uzelf of voor het uitvoeren van het wetenschappelijk onderzoek inhoudt, kan imec geen gevolg geven aan uw verzoek om uw toestemming in te trekken. Imec zal steeds toelichten waarom dit niet mogelijk is in de context van het specifieke onderzoek.

VII.5. Hoe uw rechten uitoefenen?

Indien u uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u, tijdens een wetenschappelijk onderzoek dat nog lopende is, contact opnemen met de verantwoordelijke onderzoeker of het Privacy Office van imec.

Wanneer u uw rechten wil uitoefenen met betrekking tot een wetenschappelijk onderzoek dat is afgerond, kunt u contact opnemen met het Privacy Office van imec dat uw aanvraag binnen de wettelijk voorziene termijnen zal behandelen.

VII.6. Klacht bij  de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit

Wanneer u vindt dat imec de aanvraag om uw rechten als betrokkene onvoldoende heeft opgevolgd of verkeerd heeft afgehandeld, kunt u een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)  of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit laat een voorziening bij burgerlijke rechtbanken onverlet. Op de websites van de GBA en de AP kunt u alle informatie terugvinden om een bemiddeling op te starten of een klacht in te dienen.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

Autoriteit Persoonsgegevens
Hoge Nieuwstraat 8
2514 EL Den Haag
Tel +31 (0)88 1805250
Fax +31 (0)88-0712140
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact

Indien u afkomstig bent uit een andere EU-lidstaat dan België of Nederland, kan u eveneens een klacht indienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit (u kunt een lijst van alle gegevensbeschermingsautoriteiten binnen de EU terugvinden).