Privacyverklaring bezoekers kantoren & deelnemers evenementen

Overzicht

Context

Imec zal uw persoonsgegevens verwerken wanneer u onze kantoren bezoekt of deelneemt aan onze evenementen. Imec respecteert hierbij steeds de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving.

Dit korte overzicht van deze privacyverklaring brengt u snel op de hoogte van de manier waarop imec uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van uw bezoek aan onze kantoren of uw deelname aan door imec georganiseerde evenementen. Wil u meer weten? Dan kunt u ook de volledige privacyverklaring nalezen, waarin alles in detail wordt toegelicht.

Welke persoonsgegevens verzamelt imec van onze bezoekers?

• Identificatiegegevens, zoals uw naam en voornaam, foto- of videobeelden
• Contactgegevens, zoals uw gsm- of telefoonnummer, uw e-mailadres, uw adres
• Gegevens met betrekking tot uw voertuig, zoals uw nummerplaat
• Gegevens met betrekking tot uw professionele loopbaan en opleiding, zoals uw huidige en voorgaande professionele functies en de door u gevolgde opleidingen
• Gegevens met betrekking tot bepaalde voorkeuren tijdens uw bezoek: uw dieetvoorkeuren
• Groeps- of individuele foto’s en video-opnames

Voor welke doeleinden verzamelt imec deze persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens om u te kunnen identificeren en contacteren, u toegang te verschaffen tot onze gebouwen en evenementen, onze gebouwen en terreinen te beveiligen en u relevante informatie aan te bieden.

Hoe lang bewaart imec deze persoonsgegevens?
Imec verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens voor zolang zij hier wettelijk toe verplicht is of voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking.

Indien u niet wenst dat uw persoonsgegevens gedurende deze bewaartermijnen worden bijgehouden, kunt u, in bepaalde gevallen, uw recht op verwijdering toepassen door het contactformulier in te vullen op onze privacypagina of een e-mail te sturen naar privacy@imec.be.

Wie heeft toegang tot deze persoonsgegevens?
Binnen imec zullen uw persoonsgegevens enkel toegankelijk zijn voor de medewerkers die deze toegang nodig hebben om te verzekeren dat imec u de beste dienstverlening kan geven. Uw persoonsgegevens kunnen worden uitgewisseld tussen de verschillende imec-entiteiten. Daarnaast kan imec uw persoonsgegevens ter beschikking stellen aan specifieke derde partijen, dewelke nodig zijn om deze optimale dienstverlening te verlenen. Imec zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op een andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij uitdrukkelijk voorzien in deze privacyverklaring of wanneer u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Hoe beschermt imec deze persoonsgegevens?
U kunt hier een beschrijving van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die imec neemt terugvinden.

Wat zijn uw rechten?
Voor elke verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u de volgende rechten uitoefenen door het contactformulier in te vullen:

• Recht op inzage: u hebt het recht om een kopie op te vragen van uw persoonsgegevens die imec bewaart en verwerkt;
• Recht op verbetering: u hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet correct zijn;
• Recht op bezwaar van verwerking: u kunt imec verzoeken om een bepaalde verwerking stop te zetten op gelijk welk moment;
• Recht op het intrekken van uw toestemming: u hebt het recht om een eerder verleende toestemming voor de verwerking stop te zetten;
• Recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit: u hebt het recht om klacht neer te leggen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit indien u vermoedt dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt door imec;
• Recht op verwijdering: u kan imec verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen;
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt imec verzoeken om verwerkingen van uw persoonsgegevens te beperken.

Het Privacy Office zal uw verzoek zo goed mogelijk behandelen en de uitvoering van uw rechten faciliteren binnen de mogelijkheden die er zijn, afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens en uw verzoek.

Hebt u nog vragen?
U kunt bij het Privacy Office terecht met al uw vragen over de privacyverklaring van imec. Stuur een e-mail naar privacy@imec.be, vul het contactformulier in of zend een brief naar het Privacy Office:

imec
t.a.v. Privacy Office
Kapeldreef 75
3001 Leuven

Privacyverklaring bezoekers kantoren & deelnemers evenementen

Artikel I – Algemeen

I.1.     Doel privacyverklaring

Het beschermen van uw gegevens is heel erg belangrijk voor imec. Deze privacyverklaring informeert u over hoe imec omgaat met uw persoonlijke gegevens (hierna: “persoonsgegevens”) wanneer u onze kantoren bezoekt of deelneemt aan een evenement dat door imec wordt georganiseerd.

Het is aangeraden dat u deze privacyverklaring aandachtig doorneemt en zo een overzicht krijgt van uw rechten en plichten ten opzichte van imec. Indien u vragen heeft over de privacyverklaring van imec, kunt u het Privacy Office contacteren via het contactformulier.

Imec verwerkt uw persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) en andere toepasselijke wetgeving.

I.2.    Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd of aangevuld. Het is dan ook aangewezen dat u regelmatig nagaat of er veranderingen zijn die voor u van belang (kunnen) zijn.

Artikel II – Verzamelde persoonsgegevens

II.1.    Bezoekers van onze kantoren

Imec verzamelt bepaalde persoonsgegevens van de bezoekers van onze kantoren. U kunt een concrete omschrijving hieronder terugvinden:

• Identificatiegegevens: uw naam en voornaam, foto- of videobeelden
• Contactgegevens: uw e-mailadres en telefoon- of gsm-nummer
• Gegevens met betrekking tot uw voertuig: uw nummerplaat
• Gegevens met betrekking tot uw professionele loopbaan: uw huidige professionele functie
• Gegevens met betrekking tot bepaalde voorkeuren tijdens uw bezoek: uw dieetvoorkeuren

II.2.    Deelnemers aan onze evenementen

Imec verzamelt bepaalde persoonsgegevens van de deelnemers aan evenementen die imec organiseert. U kunt een concrete omschrijving hieronder terugvinden:

• Identificatiegegevens: uw naam en voornaam, foto- of videobeelden
• Contactgegevens: uw e-mailadres, uw telefoon- of gsm-nummer, uw adres
• Gegevens met betrekking tot uw voertuig: uw nummerplaat
• Gegevens met betrekking tot uw professionele loopbaan en opleiding: uw huidige en voorgaande professionele functies en door u gevolgde opleidingen
• Gegevens met betrekking tot bepaalde voorkeuren tijdens het evenement: uw dieetvoorkeuren, uw interesses met betrekking tot het evenement
• Groeps- of individuele foto’s en video-opnames

Artikel III – Doeleinden van de verwerking

III.1.    Bezoekers van onze kantoren

Imec verzamelt uw persoonsgegevens bij een bezoek aan onze kantoren om de volgende redenen:

• Om u te kunnen identificeren bij aankomst in onze kantoren.
• Om u te kunnen contacteren met betrekking tot uw bezoek aan onze kantoren.
• Om uw bezoek vlot te laten verlopen.
• Om u toegang te kunnen verschaffen tot onze parking, indien nodig.
• Om de veiligheid van onze gebouwen en terreinen te kunnen verzekeren door middel van bezoekersregistratie en camerabewaking.

III.2.    Deelnemers aan onze evenementen

Imec verzamelt uw persoonsgegevens wanneer u deelneemt aan een van onze evenementen om de volgende redenen:

• Om u te kunnen identificeren op het evenement.
• Om het evenement te organiseren en uitvoeren.
• Om u te kunnen contacteren met betrekking tot het specifieke evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven en met betrekking tot toekomstige evenementen van imec waarin u geïnteresseerd zou kunnen zijn.
• Om imec, de sprekers en andere deelnemers (indien van toepassing) meer informatie te geven over uw professionele loopbaan en uw relevante opleidingen.
• Om u toegang te kunnen verschaffen tot onze parking, indien nodig.
• Om aan relatiebeheer, promotie, marketing en marktonderzoek, bedrijfsontwikkeling en klachtenbehandeling te kunnen doen.

III.3.    Direct marketing

Imec kan uw persoonsgegevens gebruiken voor directe marketingdoeleinden op grond van het gerechtvaardigd belang dat imec hierbij heeft en in overeenstemming met hetgeen wordt uiteengezet in deze privacyverklaring.

Indien u geen directe marketingcommunicatie van imec wenst te ontvangen, kunt u zich op elk ogenblik, zonder kosten en zonder motivering uitschrijven door te klikken op de ‘uitschrijf’-knop die onderaan elke e-mail wordt vermeld of door het versturen van een verzoek via het contactformulier.

III.4. Fotografie en video-opnames

Tijdens onze evenementen kunnen spontane groeps- of individuele foto’s en video-opnames worden gemaakt. Deze foto’s en videobeelden kunnen worden gepubliceerd in diverse media, zoals sociale media, tijdschriften, kranten, enz. Imec baseert zich op het gerechtvaardigd belang (nl. de promotie van het evenement en het vastleggen van sfeerbeelden) voor het verzamelen, opslaan en verwerken van deze gegevens. Als u wenst dat foto’s of video-opnames van uzelf worden verwijderd van onze website, sociale netwerken of uit ons archief, kunt u contact opnemen met de organisator van het evenement.

Artikel IV – Bewaartermijnen

Imec verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens voor zolang zij hier wettelijk toe verplicht is of voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. U kunt uw recht als betrokkene uitoefenen om (een deel van) uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

Artikel V – Toegang tot en doorgifte van persoonsgegevens

V.1.    Toegang tot persoonsgegevens

Binnen imec zullen uw persoonsgegevens enkel beschikbaar zijn voor de medewerkers die deze toegang nodig hebben om te verzekeren dat imec u de beste dienstverlening kan geven. Uw persoonsgegevens kunnen eveneens worden uitgewisseld binnen de imec-groep. Hierdoor kan het zijn dat uw persoonsgegevens worden uitgewisseld binnen de imec-groep naar entiteiten buiten de EU. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met de hiervoor geldende regels van de GDPR.

U kunt meer informatie terugvinden over hoe imec uw persoonsgegevens beschermt in Artikel VI van deze privacyverklaring.

V.2.    Overdracht naar derden

Imec kan beroep doen op derden voor de toegang tot onze kantoren en het organiseren van evenementen. Zo doet imec beroep op externe serviceproviders, veiligheidsfirma’s, evenementenbureaus en andere leveranciers om u de beste ervaring te kunnen bieden wanneer u met imec in contact komt.

Imec zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op een andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij uitdrukkelijk voorzien in deze privacyverklaring of wanneer u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Imec heeft alle gepaste technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om niet-toegestane toegang en gebruik te verhinderen. Zij garandeert eveneens een gelijkaardig niveau van bescherming van uw persoonsgegevens door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze derden, die gelijkaardig zijn aan deze in de privacyverklaring.

In geval van een gehele of gedeeltelijke reorganisatie waarbij imec haar activiteiten reorganiseert of overdraagt, of in het geval imec in faling zou worden verklaard, kunnen uw persoonsgegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Imec licht u hier op voorhand over in.

V.3.    Wettelijke verplichtingen

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat imec uw persoonsgegevens als gevolg van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Imec zal in redelijkheid proberen u op voorhand hierover te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Artikel VI – Veiligheidsmaatregelen

Imec heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd zijn tegen toegang van onbevoegden en tegen onbevoegde wijziging, bekendmaking of verwijdering.

De belangrijkste technische en organisatorische maatregelen zijn:

• Imec verbindt zich ertoe informatie te beschermen die zij bezit of voortbrengt, evenals de informatie die onze partners aan imec toevertrouwen, onder de voorwaarde dat deze informatie vertrouwelijk moet worden bewaard en/of slechts in bepaalde omstandigheden mag worden gebruikt.
• Imec heeft beveiliging, privacy by design en privacy by default toegepast in haar interne procedures voor nieuwe initiatieven. Op die manier zorgt imec ervoor dat risico's in verband met beveiliging en privacy van meet af aan worden aangepakt. 
• Imec voert regelmatige controles en evaluaties uit van haar methodes om het verlies van gegevens, waaronder het verlies van persoonsgegevens, te voorkomen.
• Imec heeft verschillende beveiligingstechnologieën en -technieken toegepast waarmee ze zich verdedigt tegen aanvallen van binnenuit en van buitenaf. 
• Imec evalueert regelmatig haar werkwijzen in verband met de verzameling, opslag en verwerking van informatie, onder meer logische en fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals bescherming tegen onbevoegde toegang tot informatie(systemen).
• Het personeel van imec krijgt regelmatig opleiding over de behandeling van persoonsgegevens tijdens de dagelijkse bezigheden, en over het privacy- en veiligheidsbeleid en de privacy- en veiligheidsprocessen die binnen imec worden gehanteerd.

Imec wordt regelmatig gecontroleerd op de implementatie van deze maatregelen, zowel vanuit extern als vanuit intern standpunt. Als uit de controle blijkt dat bepaalde aspecten van imec’s beleid, processen of procedures niet voldoen aan onze normen, nemen we onmiddellijk maatregelen.

Artikel VII – Uw rechten

VII.1. Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment kennis te nemen van uw persoonsgegevens en het gebruik dat imec van uw persoonsgegevens maakt.

VII.2. Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om bepaalde persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons en u heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens aan te passen indien u denkt dat uw persoonsgegevens onnauwkeurig zijn en u imec  hierover vervolgens in kennis stelt.

U kunt tevens verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens, indien mogelijk, wordt beperkt. Bijkomend heeft u het recht om imec te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover imec niet in de mogelijkheid verkeert deze te anonimiseren. Wel kan het zijn dat indien u weigert bepaalde persoonsgegevens mee te delen, of indien u ons vraagt ze te verwijderen, imec u bepaalde informatie of diensten niet meer (volledig) kan aanbieden.

VII.3. Recht op verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u ernstige en rechtmatige redenen heeft om dit te doen. U heeft eveneens het recht van verzet tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. In dit geval zal geen specifieke motivering worden verzocht.

VII.4. Recht op intrekking van de toestemming

U beschikt over het recht om uw voorafgaande toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken.

VII.5. Hoe uw rechten uitoefenen?

Indien u uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met het Privacy Office van imec dat uw aanvraag binnen de wettelijk voorziene termijnen zal behandelen. U kunt uw aanvraag en uw contactinformatie invullen in het contactformulier op de website van imec.

Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door imec, kunt u eveneens contact opnemen met het Privacy Office dat uw klacht confidentieel zal behandelen.

VII.6. Klacht bij  de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit

Wanneer u vindt dat imec de aanvraag om uw rechten als betrokkene onvoldoende heeft opgevolgd of verkeerd heeft afgehandeld, kunt u een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)  of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit laat een voorziening bij burgerlijke rechtbanken onverlet. Op de websites van de GBA en de AP kunt u alle informatie terugvinden om een bemiddeling op te starten of een klacht in te dienen.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

Autoriteit Persoonsgegevens
Hoge Nieuwstraat 8
2514 EL Den Haag
Tel +31 (0)88 1805250
Fax +31 (0)88-0712140
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact

Indien u afkomstig bent uit een andere EU-lidstaat dan België of Nederland, kan u eveneens een klacht indienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit (u kunt een lijst van alle gegevensbeschermingsautoriteiten binnen de EU terugvinden).